ビジネスマナー「電話」編

2025年2月13日 2025年2月10日 blog writer

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就労にあたって、電話対応は避けては通れないものです。そこで、電話応対の基本をご紹介します。事前に準備しておけば、落ち着いて電話にも対応できるようになるので、ぜひがんばってみましょう。

・はきはき対応しましょう

会社の窓口にもなる電話。電話応対の印象は会社の印象と直結します。明るくはきはきと対応しましょう。

・一言目に注意

かかってきた電話に出るときは「お電話ありがとうございます」「はい、〇〇会社でございます」

自分がかける場合は「お世話になっております」「お忙しいところ失礼いたします」

などの一言からスタートするようにしましょう。

・敬語や敬称を正しく使いましょう

顔が見えないぶん、言葉遣いには注意が必要です。

・電話に出る前にできる準備

電話のそばには、常にメモ帳と筆記用具を置いておくようにしましょう。用件や履歴をメモに残すためです。また、保留や転送、などの機械の扱い方についてもあらかじめ確認しておきましょう。

・受話器をとるタイミング

電話がかかってきたら、一般的には3コール以内でとります。社内での取り決めがある場合にはそれに従いましょう

・相手の名乗りや用件を復唱しましょう

先方の会社名と名前、用件は必ずメモをとり、復唱します。

「〇〇会社の〇〇様ですね。いつもお世話になっております」と言えば、相手も伝わっているか確認することができます。

・電話を取り次ぐ

電話を取り次ぐ際は保留にするのが基本です。

もし、取り次ぎに時間がかかる際は、一度出て状況をお伝えするのが丁寧です。

・担当者が不在の場合

「申し訳ございません。〇〇はただいま外出中でして、本日は戻らない予定となっております。明日、〇〇よりお電話するように申し伝える形でもよろしいでしょうか？」

などと状況を伝え、希望される方法で対応しましょう。

・聞き取れない場合は確認しましょう

先方の声や内容が聞き取れなかった場合は、きちんと確認しましょう。

「恐れ入りますが、少しお電話が遠いようですのでもう一度お願いしてもよろしいでしょうか？」といった形で確認することができます。

・電話が終わったら伝言メモを残しましょう

担当者不在の場合は以下の内容を書いて伝えましょう。

・電話を受けた日付と時間

・相手の会社名（部署名）

・相手の氏名

・相手の連絡先

・伝言内容

・折り返しの連絡が必要かどうか

・電話対応者（自分）の氏名

最後に静かに受話器を置けば、電話応対は終了です。みなさんも電話を受ける際に試してみてください！

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